Interne meldprocedure klokkenluidersrichtlijn
Inleiding
Dit document omschrijft de procedure voor de melding van integriteitsinbreuken binnen het Koningin Elisabeth Instituut en is een onderdeel van het kwaliteitsbeleid waarmee de organisatie een open en integere bedrijfscultuur nastreeft.
De procedure geldt als intern meldkanaal zoals bedoeld in de Richtlijn (EU) 2019/1397 van 23 oktober 2019 ter bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden (Klokkenluidersrichtlijn).
De Richtlijn en de Belgische wetgeving schrijven voor dat een melder (de klokkenluider) in een werkgerelateerde context op een veilige, vertrouwelijke en zelfs anonieme wijze een melding moet kunnen maken zonder vrees voor represailles.
De organisatie voorziet dit intern meldkanaal en behandelt meldingen op ernstige en integere wijze binnen de voorgeschreven termijn. De procedure voor de interne melding en opvolging ervan, is opgezet na overleg en in samenspraak met de werknemersafvaardiging.
Wie kan een inbreuk melden?
Een “melder” is elkeen die bij het Koningin Elisabeth Instituut werkzaam is of is geweest of werkzaamheden heeft verricht in welke hoedanigheid dan ook: werknemer, zelfstandige, interim of consultant, bestuurder, leidinggevende, maar ook vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs en eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers van het Koningin Elisabeth Instituut.
Melders wier werkrelatie nog moet aanvangen, ingeval informatie over inbreuken is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen, kunnen ook beroep doen op deze meldprocedure.
Elke melder moet te goeder trouw optreden. Opzettelijk valse informatie melden of openbaar maken wordt op grond van het strafwetboek bestraft.
Wat kan je melden?
Alle informatie over feitelijke of mogelijke inbreuken die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen de organisatie waarvan de melder kennis heeft binnen de werkgerelateerde context en die hij wil onthullen. Tot die informatie horen ook redelijke vermoedens.
Het gaat om inbreuken op volgende gebieden:
- Overheidsopdrachten
- Financiële diensten
- Productveiligheid
- Bescherming van het milieu en stralingsbescherming
- Volksgezondheid
- Veiligheid van levensmiddelen
- Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens
- Beveiliging van netwerk- en informaticasystemen
- Bestrijding van belastingsfraude en sociale fraude
Deze meldprocedure beschrijft de werkwijze voor het melden en de behandeling van inbreuken die NIET kunnen gemeld worden via de reeds bestaande meldkanalen en/of contactpersonen zoals de rechtstreeks leidinggevenden, de preventie-adviseur, de ombudsdienst en de vertrouwenspersoon.
Het KEI zet reeds sterk in op een veilige meldcultuur van incidenten of bijna-incidenten binnen en buiten de zorg en ondertekende hiervoor het charter ‘veilig melden van incidenten’. De reeds bestaande meldkanalen voor patiënt en niet-patiëntgerelateerde incidenten of bijna-incidenten blijven van toepassing volgens de geldende procedures.
Zowel medewerkers als andere personen die betrokken zijn bij KEI vanuit een zorgcontext of professionele context kunnen steeds een klacht melden via de interne ombudsdienst (058/22.17.00 of ombudsdienst@kei.be).
Voor meldingen of klachten rond psychosociale thema’s zoals grensoverschrijdend gedrag kan men terecht bij de vertrouwenspersonen (058/22.11.78 of 058/22.16.10).
Hoe een inbreuk melden?
Een melding kan anoniem of niet anoniem en gebeurt schriftelijk, via een formulier op de website, in alle vertrouwen en zonder sancties voor de melder. Elke melding wordt met de nodige ernst opgevolgd. Een vertrouwelijke behandeling wordt gewaarborgd. Er worden geen stappen ondernomen om de identiteit van de anonieme melder te achterhalen.
Het meldkanaal
Het Koningin Elisabeth Instituut stelt een meldformulier ter beschikking op de website. De melding wordt zo concreet en feitelijk mogelijk omschreven: wie, wat, waar, wanneer met eventueel bijlagen of ondersteunende informatie.
De meldingen worden opgevolgd door de preventie-adviseur, hierna genoemd de meldingsdienst van het Koningin Elisabeth Instituut.
Meldingen worden steeds vertrouwelijk of anoniem (naar keuze van de melder) behandeld en opgenomen in het vertrouwelijk meldingsregister.
De meldingsdienst volgt de melding actief op. Hij of zij controleert de juistheid van de in de melding gedane beweringen en gaat na of en hoe de gemelde inbreuk kan aangepakt worden onder meer via maatregelen zoals: een intern vooronderzoek, vervolging, een terugvordering van middelen of het beëindigen van ene procedure.
We raden sterk aan om eerst de interne meldkanalen te gebruiken alvorens beroep te doen op het meldkanaal dat de overheid voorziet, m.v. de Federale ombudsman.
Termijnen voor feedback op je melding
De melder die zich kenbaar maakt, ontvangt een ontvangstbevestiging op het opgegeven mailadres binnen de 7 kalenderdagen na de melding.
De meldingsdienst is bevoegd voor de opvolging van de melding en de communicatie
met de melder. Hij of zij zal zo nodig bijkomende informatie opvragen en feedback geven.
De melder ontvangt feedback binnen 3 maand na de ontvangstmelding. Deze termijn kan 1 maal met 3 maand verlengd worden.
Bescherming van de melder
Het meldkanaal en de opvolging van de melding zijn zo georganiseerd dat de veiligheid en vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder, de melding en de eventueel genoemde derden maximaal wordt gegarandeerd.
Een melder geniet onmiddellijk bescherming tegen mogelijke represailles of sancties. Bij een anonieme melding zal de melder bescherming genieten zodra de identiteit wordt bekend gemaakt.
De meldingsdienst meldt de beschermingsmaatregel aan de personeelsdienst. De personen die een actieve ondersteuning geven aan de melder tijdens de meldprocedure (vb. een collega of een lid van een werknemersorganisatie) of familieleden van de melder genieten van dezelfde bescherming.
Elke verwerking van de melding gebeurt in overeenstemming met de GDPR. Niet gemachtigde personen hebben geen toegang tot de gegevens.
Het register van elke ontvangen melding beantwoordt aan de geheimhoudingsvereisten en meldingen worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk en evenredig is voor het onderzoek en de remediering van de melding.
Wanneer, op verzoek van de melder en na uitdrukkelijke toestemming, in gesprek wordt gegaan over de gemelde inbreuk, kan hiervan een verslag worden opgemaakt. De melder ondertekent het verslag en krijgt de mogelijkheid om het verslag te controleren en te corrigeren.
Verantwoordelijkheden van de meldingsdienst
Vertrouwen is de kernwaarde. Om dit te verzekeren, zijn alle betrokkenen gebonden door een bijzondere geheimhouding in het belang van de melder.
De meldingsdienst zal meldingen kunnen toetsen en volledig vertrouwelijk en maximaal geanonimiseerd, onderzoeken binnen een redelijke termijn. De dienst is ook verplicht daarover te communiceren met de melder.
De meldingsdienst kan evenwel een herbestemming van de melding voorstellen aan de melder zodat de melding het juiste traject kan volgen. De melder is niet verplicht dit voorstel te aanvaarden.
De meldingsdienst stelt éénmaal per jaar een jaarverslag op over de werking dat ter validatie wordt voorgelegd aan het CPBW. Het jaarverslag wordt tevens bezorgd aan de directie en de Raad van Bestuur.